Informasi Terdokumentasi vs Dokumen & Catatan dalam ISO

Organisasi yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO harus menyerahkan sejumlah dokumen yang berisikan rangkaian proses, prosedur, dan standar. Nantinya dokumen ini akan menentukan bahwa organisasi tersebut telah melakukan rangkaian prosedur sesuai dengan standar internasional yang sudah dibuat oleh international organization of standardization (ISO).

Perlu dipahami bahwa dokumen ISO menjadi salah satu persyaratan dalam penerapan sistem manajemen, selain menjadi persyaratan namun dokumen ini juga bisa menjadi bukti penerapan yang dilakukan oleh organisasi. Namun dalam prakteknya terdapat dua macam dokumen yaitu dokumen ISO dengan dokumen informasi. Apa perbedaan diantaranya keduanya? simak penjelasan berikut!

Baca juga : ISO 9001 dan peran dalam membangun proses bisnis yang efektif

Informasi Terdokumentasi 

Saat ini banyak perusahaan yang telah mengadopsi standar ISO dan menghadapi tantangan ketika memahami konsep informasi terdokumentasi. Konsep tersebut tak jarang membuat organisasi salah paham karena istilah ini menggantikan istilah “dokumen” dan “catatan” yang sebelumnya digunakan. Istilah “informasi terdokumentasi” mencerminkan sifat informasi yang terus berkembang termasuk pengelolaannya. Namun, perlu dipahami bahwa dalam standar ISO, informasi terdokumentasi mengacu pada informasi yang dikendalikan dan dikelola oleh organisasi, termasuk kebijakan, prosedur, dan catatan. 

Baca juga : Konsep Keberlanjutan ISO 37001 SMAP

Dokumen dan Catatan dalam ISO

Dokumen dan catatan dalam standar ISO adalah istilah yang umum digunakan dalam berbagai standar sistem manajemen ISO, termasuk ISO 27001 dan ISO 9001. Istilah dokumen merujuk pada berbagai jenis informasi yang telah dikelola organisasi untuk mengkomunikasikan aturan internal Perusahaan yang meliputi: 

• • • Kebijakan
    • Prosedur
    • Manual
    • Instruksi kerja

Sedangkan catatan merujuk pada informasi yang berisikan rekaman dan hasil kinerja organisasi selama tahap perencanaan, penerapan, hingga peningkatan sistem manajemen yang meliputi: 

• • • Laporan audit
    • Catatan pelatihan
    • Laporan insiden
    • Tindakan korektif

Informasi Terdokumentasi sangat penting untuk standar sistem manajemen ISO karena dapat membantu organisasi melakukan pencatatan semua aktivitas yang dilakukan dalam penerapan standar sistem manajemen. Sehingga jika terjadi ketidaksesuaian pada sistem manajemen, organisasi dapat melihat informasi ini untuk menentukan mitigasi yang tepat dalam meminimalisir ketidaksesuaian ataupun kerentanan yang ditemukan.

Baca juga : Menjamin Kualitas Informasi dengan ISO 27001

Informasi Terdokumentasi vs Dokumen & Catatan

Pada dasarnya “informasi terdokumentasi” dan “dokumen dan catatan” dalam standar ISO adalah hal yang sama. Pembedanya adalah bahwa “informasi terdokumentasi” diperkenalkan sebagai istilah untuk menyebutkan dokumen dan catatan secara bersamaan dalam standar ISO.

Pengenalan “informasi terdokumentasi” dalam standar ISO diperlukan karena mencerminkan sifat informasi yang terus berkembang dan pengelolaannya dilakukan dengan lebih akurat. Dalam beberapa kasus, terdapat campuran dokumen dan catatan, sehingga sulit untuk membedakan keduanya.

Hubungi Kami

Segera diskusikan kebutuhan Konsultansi dan Pendampingan Sertifikasi Sistem Manajemen Perusahaan Anda bersama SMI Konsultan