Pahami Apa Itu Gap Analysis dan Peran Dalam Implementasi ISO

Dalam mengimplementasikan standar ISO perusahaan harus memahami apa itu gap analysis dan bagaimana caranya. Hal ini karena gap analysis merupakan elemen penting dalam menjamin keberhasilan penerapan sistem manajemen dan perbaikan berkelanjutan di perusahaan. Proses gap analysis dapat membantu perusahaan menemukan kerentanan pada sistem  yang diterapkan sehingga dapat menemukan solusi untuk memperbaikinya serta meningkatkan kinerja sistem manajemen dengan cara yang lebih efisien.

Contoh penerapan gap analysis

Proses gap analysis dapat digunakan oleh berbagai divisi di perusahaan, termasuk akuntansi, penjualan, layanan pelanggan, dan sumber daya manusia. Berikut beberapa contoh gap analysis yang dapat dilakukan perusahaan dalam kondisi tertentu.

1. 1. Peluncuran produk baru: setelah perusahaan meluncurkan produk baru, mereka dapat melakukan gap analysis untuk menentukan mengapa penjualan tidak sesuai dengan target yang ditentukan.
   2. Produktivitas menurun: ketika produktivitas pabrik tidak memenuhi ekspektasi, kebutuhan pelanggan yang ditargetkan, atau serangkaian persyaratan bisnis yang ditetapkan, gap analysis dapat membantu menentukan proses apa yang harus diperbaiki.
   3. Manajemen pasokan: jika sebuah rumah sakit mengalami kekurangan pasokan secara teratur, mereka dapat melakukan gap analysis untuk mengidentifikasi alasannya.
   4. Kinerja penjualan: produsen dapat melihat kinerja penjualan dari katalog produk untuk memastikan bahwa mereka telah memproduksi campuran yang tepat.
   5. Penilaian individu: gap analysis dapat digunakan dalam penilaian individu untuk menentukan target dan meningkatkan kinerja individu.
   6. Evaluasi produk: perusahaan perangkat lunak dapat melakukan gap analysis pada produk mereka untuk memastikan bahwa semua fitur dan fungsi yang diuraikan dalam persyaratan bisnis sudah tersedia dan berfungsi seperti yang diharapkan.
   7. Evaluasi sistem manajemen: perusahaan yang telah menerapkan standar sistem manajemen ISO dapat melakukan gap analysis untuk dapat menemukan sejumlah kerentanan yang ada sehingga perusahaan dapat melakukan perbaikan pada sistem manajemen terkait.

Baca juga : Peran Standar ISO dalam Keberlangsungan Bisnis Perusahaan

Unsur-unsur gap analysis

Gap analysis dapat dimanfaatkan dalam penerapan standar sistem manajemen ISO karena dapat mengidentifikasi sejumlah kondisi, kerentanan, hingga persyaratan yang ada dalam sistem manajemen. Namun, sebelum melakukan gap analysis ada baiknya Anda mengetahui 4 unsur yang terdapat didalamnya, yaitu: 

1. 1. Identifikasi keadaan saat ini
   2. Identifikasi keadaan mendatang
   3. Identifikasi kesenjangan
   4. Identifikasi solusi yang tepat

Baca juga : 7 Tips & Trick Sertifikasi ISO

Gap analysis dalam implementasi ISO

Dalam implementasi ISO gap analysis bertujuan untuk: 

1. 1. Memastikan prosedur dan proses perusahaan sudah memenuhi persyaratan standar ISO.
   2. Menentukan apakah prosedur dan proses perlu dimodifikasi untuk memenuhi persyaratan ISO.
   3. Memastikan apakah diperlukan penambahan prosedur dan proses untuk memenuhi persyaratan ISO.

Baca juga : 14 Dokumen Wajib ISMS ISO 27001 dan Tips Implementasinya

Kapan gap analysis dilakukan?

Umumnya, gap analysis dilakukan pada tahap awal proyek ISO dimulai. Yaitu sebagai langkah pertama yang harus dilakukan dalam proses implementasi ISO setelah perusahaan memutuskan untuk mendapatkan sertifikasi ISO

Gap analysis  tidak boleh dilakukan:

1. 1. Sebelum melakukan penelitian tentang sertifikasi ISO.
   2. Sebelum memutuskan mendapatkan sertifikasi ISO.
   3. Setelah mulai mengisi dokumen untuk sertifikasi ISO.
   4. Setelah membuat rencana untuk memperbarui sistem manajemen yang diterapkan.

Analisis kesenjangan (gap analysis) akan membantu perusahaan menentukan perbaikan yang perlu dilakukan dalam sistem manajemen yang diterapkan dan membuat dokumen ISO lebih mudah disusun.

Baca juga : Perlindungan Data Pelanggan dalam ISO 27001:2022

Bagaimana cara melaksanakan gap analysis?

Gap analysis akan memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana sejauh mana sistem manajemen diterapkan dibandingkan dengan persyaratan ISO. Umumnya, langkah-langkah untuk melakukan gap analysis yaitu:

1. 1. Meninjau operasional dan/atau proses bisnis yang ada dan sudah berjalan saat ini. 
   2. Menganalisis bagian yang relevan dengan standar ISO untuk menentukan apa saja yang diperlukan.
   3. Mendokumentasikan perbedaan atau kesenjangan dan disusun ke dalam daftar temuan yang terperinci untuk ditinjau dan disetujui oleh manajemen puncak.

Ringkasnya, analisis kesenjangan harus mencakup peninjauan terhadap seluruh proses dan prosedur pengendalian manajemen dan pengendalian teknis, seperti pengambilan sampel, validasi metode, kalibrasi peralatan, kualifikasi dan pemeliharaan, kualifikasi karyawan, dan lain-lain.

Hubungi Kami

Segera diskusikan kebutuhan Konsultansi dan Pendampingan Sertifikasi Sistem Manajemen Perusahaan Anda bersama SMI Konsultan